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Agente ou agent de bureau, classe principale – Service des ressources matérielles (volet opérations et approvisionnements)

Centre de services scolaire du Val des Cerfs

C'est un Temps-Plein job à Sherbrooke, QC publiée le octobre 15, 2021.

POSTE : Agente ou agent de bureau, classe principale STATUT : Poste régulier, temps complet (35 heures/semaine) AFFECTATION : Service des ressources matérielles (volet opérations et approvisionnements) ADRESSE : 55, rue Court, Granby (Québec) J2G 9H7 SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Coordonnatrice aux approvisionnements et services auxiliaires Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h30 Précisions sur les rôles et les responsabilités du titulaire du poste d’agent(e) de bureau, classe principale, opérations et approvisionnements : L’agent(e) de bureau effectue diverses tâches administratives ayant trait aux appels d’offres, aux soumissions, aux bons de commandes, aux demandes d’achats et au paiement des factures.

Notamment, la personne titulaire offre un support administratif quant à préparation de divers documents, la réception et la transmission d’information, le suivi d’échéanciers et de dossiers, l’appariement de factures et l’intégration de données dans les divers systèmes utilisés par le Service des ressources matérielles.

Tâches et responsabilités principales : Support administratif Selon les méthodes et procédures établies, effectue la saisie des contrats de services au système; Ouvre et identifie les dossiers d’achats; s’assure de la présence des pièces requises; Collecte les données et met à jour divers documents tels que la liste des contrats de services et la liste des contrats à taux horaires.

Transmet ces informations aux personnes concernées; Enregistre de nouvelles informations au dossier informatisé, retire les données désuètes, interroge ou modifie l’information; Tient à jour le système de classement des contrats et prépare l’archivage des dossiers; Complète et fait le suivi de divers documents, tels que les contrats et les certificats d’assurances.

Informe les personnes concernées des échéances et procède aux modifications relevant de sa compétence; Génère des bons de commande et s’assure de leur transmission aux fournisseurs concernés.

Compile et conserve les informations transmises; Gère la distribution et l’allocation des clés et vignettes de stationnement pour l’ensemble du personnel; Tient à jour diverses listes importantes, tel que les numéros d’urgence, ainsi que les heures décentralisées allouées aux écoles pour les travaux effectués par les ouvriers.

Conciliation des factures Reçoit les factures, vérifie de façon détaillée les factures afin de s’assurer de l’exactitude de la facture; Compare le prix facturé, les bons de réception et le prix du contrat afin de s’assurer que les quantités, les prix et la description sont exactes.

Obtient, s’il y a lieu, un crédit du fournisseur ou l’approbation de l’acheteur pour tout excédent de coûts.

En fait la saisie dans le système comptable informatisé; Rassemble toutes les pièces justificatives pertinentes à chaque facture; compare les données qui y sont inscrites et vérifie si elles sont complètes.

Contacte, s’il y a lieu, soit les différentes personnes concernées afin d’obtenir les éléments manquants; S’assure d’obtenir toutes les approbations requises pour le paiement des factures; Traite les factures de façon à bénéficier des escomptes; Saisit les factures dans le système financier et prépare des lots de paiements; Résout les problèmes reliés au paiement des fournisseurs avec les personnes concernées; Valide et traite les comptes de cartes de crédit et les états de comptes fournisseurs; Valide et traite la facturation des utilités publiques tels qu’Hydro Québec et Énergir.

Inscrit les informations dans le logiciel Hélios.

NATURE DU TRAVAIL : Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.

Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 qu’ils requièrent.

1 La complexité Ce critère réfère : Aux travaux qui se composent d’étapes différentes combinées d’une manière qui ne permet pas d’en saisir toutes leurs implications dans le processus de réalisation d’une opération, sans une longue pratique ; Aux travaux qui exigent l’interprétation et la sélection de données obtenues à la suite des contacts et des échanges de renseignements réguliers avec d’autres unités administratives ou avec des personnes ou organismes.

2 L’expertise Ce critère réfère : Aux travaux qui exigent une connaissance approfondie des procédures, de leurs interrelations, des règlements et des directives applicables dans un domaine d’activités ; Aux travaux qui exigent des connaissances particulières et additionnelles à celles normalement requises de l’agent de bureau, classe I et qui s’acquièrent généralement par une longue expérience de travail dans un domaine d’activités.

3 L’autonomie Ce critère réfère : À la responsabilité des tâches de l’ensemble ou d’une partie significative des étapes du processus nécessaire à la réalisation d’une opération donnée et à laquelle le titulaire répond ; Aux travaux définis selon des orientations générales et exécutés avec une grande latitude d’action.

Attributions caractéristiques La personne salariée de cette classe d’emplois coordonne le travail, le distribue, le vérifie et donne son avis sur sa qualité; elle vérifie le respect des échéanciers ; elle voit à l’initiation du personnel.

Elle détermine l’échéancier des travaux de son secteur conformément aux instructions reçues ; elle rappelle les échéances aux personnes concernées, qu’elles soient de l’intérieur ou de l’extérieur de la commission.

Elle exécute des tâches complexes et spécialisées ; elle sélectionne, prépare et vérifie des données ; elle prépare des documents, des états et des rapports comportant entre autres l’inscription de données qu’elle doit interpréter, au besoin, et qu’elle obtient par suite de recherches à l’intérieur ou à l’extérieur du centre de services scolaire.

Elle transige avec le personnel interne et externe à la commission scolaire sur toute question relevant de sa compétence.

Elle formule des suggestions et recommandations afin d’améliorer la marche des opérations dont elle est responsable.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle utilise le courrier électronique.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES : Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Autres exigences Seuil de réussite de 60% aux tests Word et Excel; Seuil de réussite de 60% au test de français écrit; Le processus de sélection comprend des tests d’aptitudes et de connaissances, leur réussite constitue une condition d’obtention du poste.

Le processus de sélection peut comprendre également une entrevue.

Autres particularités Avoir des connaissances approfondies en bureautique; Aptitude pour le calcul et les éléments de nature financière; Aptitude pour la sélection et l’analyse de données dans un environnement informatisé ; Être disposé à effectuer un travail de bureau exigeant concentration, travail sur écran et peu de déplacements physiques ; Habiletés pour les relations interpersonnelles, tact et diplomatie avec le public ; Avoir une attitude proactive, basée sur la recherche de solutions en collaboration avec les supérieurs immédiats; Avoir de la rigueur, de l’intégrité, posséder le sens de l’organisation, un souci du détail et un bon jugement; Avoir un esprit logique permettant d’analyser des données complexes.

Capacité à gérer les priorités; Capacité de gérer des tâches variées; Fait preuve d’initiative et de débrouillardise; Bon esprit d’équipe et de collaboration; Capacité à travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision Atout Connaissance des outils informatisés DOFIN, GPI et Hélios Nous invitons toute personne salariée intéressée à occuper cet emploi à déposer sa candidature, et ce, même si elle ne répond pas à l’ensemble des critères exigés.

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt.

Toutefois nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

Dans le cadre de son programme d’accès à l’égalité en emploi, nous encourageons les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Aussi, nous invitons toutes les personnes handicapées ayant besoin d’adaptation afin de venir nous rencontrer en entrevue, à nous le spécifier.

Le Centre de services scolaire du Val-des-Cerfs est soumis à l’application de la Loi sur la laïcité de l’État adoptée en date du 16 juin 2019.