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Agente ou agent de secrétariat à la réception

Ministère des Transports et de la Mobilité durable du Québec (MTMD)

C'est un Contrat job à Sherbrooke, QC publiée le mai 13, 2024.

Renseignements généraux

Vous avez envie d'action ? De travailler au sein d'une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante, opérationnelle et dont les défis sont concrets ?

Vous êtes une personne organisée et aucun détail ne vous échappe ?

Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous !

Agente ou agent de secrétariat à la réception

  • Direction : Direction générale de l’Estrie
  • Service : Direction de la coordination et des relations avec le milieu
  • Nombre d'emploi à pourvoir : 1
  • Statut de l’emploi : Régulier
  • Lieu de travail : 200, rue Belvédère Nord, bureau 2.02, Sherbrooke
  • Présence au bureau : Présentiel à 100%
  • Horaire de travail : 35 heures par semaine
  • Date prévue d'entrée en fonction : Juin 2024

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité de la directrice et la supervision de la responsable du module des relations avec le milieu (RM), le titulaire de l’emploi fait partie intégrante du guichet unique en territoire (GUT). Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la Direction générale de l’Estrie (DGE), et ce, en conformité avec la Déclaration de services aux citoyens. Le titulaire doit :

Assurer les tâches liées à la réception et à l’accueil de la clientèle :

  • Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs (citoyens, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) qui se présentent au bureau régional;
  • Recevoir les appels téléphoniques pour l’ensemble des unités administratives du bureau régional, diriger les demandes de renseignements aux personnes-ressources concernées ou autres ministères et organismes, fournir certains renseignements d’ordre général et s’assurer du suivi auprès de l’employé concerné par la demande;
  • Gérer la boîte courriel de la Direction générale de l’Estrie et en faire le suivi auprès du personnel concerné;
  • Coordonner la réception et l’expédition du courrier et des colis (Postes Canada et Purolator).

Soutenir la coordonnatrice sectorielle aux demandes citoyennes :

  • Saisir dans le système Gestion des plaintes et des signalements (GPL) les demandes citoyennes reçues directement au bureau régional en personne, par téléphone ou via la boîte courriel;
  • Traiter les requêtes citoyennes en les analysant, en les acheminant à la bonne unité administrative, en collectant l’information et en produisant une réponse dans les délais impartis;
  • Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour traiter les demandes peu complexes ou ne nécessitant pas d’analyse ;
  • S’assurer du respect des délais de réponse en vue de satisfaire aux conditions de la Déclaration de services aux citoyens;
  • Participer aux redditions de comptes trimestrielles en faisant des recommandations pour améliorer le service à la clientèle et assurer l’atteinte des cibles fixées en vertu de la Déclaration de services aux citoyens;
  • Traiter les réclamations pour dommages ne nécessitant pas d’analyse plus poussée.

Effectuer des tâches de secrétariat en soutien à l’ensemble des unités administratives :

  • Corriger et mettre en page des lettres, notes, comptes rendus, ordres du jour, présentations PowerPoint, etc.;
  • Assurer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, etc.);
  • Effectuer des copies et de la numérisation de documents et les transmettre aux personnes concernées;
  • Collaborer avec les agents de secrétariat des unités administratives et les remplacer au besoin, notamment pour la correspondance ministérielle (GDM).

Offrir son appui à la coordonnatrice de la boîte Partenaires et du système Suivi des demandes externes (SDE) :

  • Recevoir les demandes partenaires par courriel ou par téléphone et contribuer au traitement de ces demandes;
  • Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour gérer la boîte Partenaires et saisir les demandes au système SDE;
  • Traiter et transmettre les courriels d’information périodiques dédiés aux partenaires (ex. publication d’appel d’offres, modification des limites de charges, chantiers ciblés);
  • Participer à la production des bilans annuels de la direction générale en effectuant l’extraction des statistiques au système SDE et la mise en page du document de présentation.

Réaliser des opérations facilitant le déroulement des activités courantes de l’ensemble des unités administratives, comme les réservations d’hôtels de salles de réunion, mise à jour de procédures et toutes autres tâches connexes.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

  • Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
  • Régime d’assurances collectives ;
  • 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
  • Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
  • Horaire variable ;
  • Sécurité d’emploi ;
  • Programme d’aide aux employés (PAE) ;
  • Programme de soutien aux études ;
  • Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
  • Soutien financier à la pratique d’activités physique.

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience*

La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.

Profil recherché

Les qualités que nous recherchons :

  • Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Capacité à planifier son travail et respecter les délais ;
  • Posséder un bon esprit d’équipe et de collaboration ;
  • Faire preuve de discernement et de minutie ;
  • Avoir le sens de l’initiative ;
  • Démontrer tact, diplomatie et discrétion ;
  • Avoir un niveau de concentration élevé ;
  • Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe ;
  • Aisance à s’approprier de nouveaux outils informatiques.

La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ;

La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.

OU

  • Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹ ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.
  • Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
  • Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.

Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : Sherbrooke

Modalités d'inscription

Période d’inscription : Du 14 au 27 mai 2024 à 23 h 59.

L’inscription doit obligatoirement s’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.

Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, pour remplir et transmettre le formulaire d’inscription en ligne, consultez Processus de sélection | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien :

  • Détailler votre scolarité ;
  • Détailler vos expériences de travail, notamment en inscrivant votre emploi actuel et vos emplois antérieurs ;
  • Indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section « Exigences et atouts », si vous détenez les exigences de l’emploi et atouts spécifiques indiqués à la section « Profil recherché » (si applicable). C’est notamment avec cette information que les candidatures répondant le mieux au profil recherché seront repérées. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées ;
  • Joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature transmise par courriel.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Des questions ? Nous y répondrons avec grand plaisir !

Informations sur le processus de dotation :

Julie Bronsard, technicienne en administration

ressources_humaines_estrie@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les attributions de l’emploi
Dominique Gosselin – Directrice de la coordination et des relations avec le milieu, par intérim
dominique.gosselin@transports.gouv.qc.ca

Informations sur les modalités d’inscription en ligne :

Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.

La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des membres des minorités visibles, des membres des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes autochtones et des femmes.

1- Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

2- Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Apprends-en davantage sur nous :

FAIRE CARRIÈRE AU MINISTÈRE DES TRANSPORTS ET DE LA MOBILITÉ DURABLE

Les défis à relever sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 8 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 11 000 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

LA DIRECTION DE LA COORDINATION ET DES RELATIONS AVEC LE MILIEU (DCRM)

La Direction de la coordination et des relations avec le milieu (DCRM) a pour vocation d’appuyer et de conseiller le directeur général en territoire ainsi que les autres directions dans leur mission tout en entretenant des liens privilégiés avec les citoyens et les partenaires internes et externes. Elle prend en charge les activités horizontales du cheminement ministériel de réalisation de projets routiers.

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