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Adjoint(e) administratif(ve) au V-P

CGI Canada

C'est un Contrat job à Sherbrooke, QC publiée le septembre 9, 2019.

Notre entreprise d’envergure mondiale est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour fournir directement des services administratifs à un cadre supérieur. La personne retenue effectuera des tâches administratives et fonctionnera avec une certaine latitude d’indépendance de jugement et d’initiative.

Cette personne sera en interaction avec de nombreux interlocuteurs, y compris les membres de l’équipe de direction de l’entreprise. Le titulaire du poste va coordonner la planification des calendriers, coordonner la logistique des réunions ainsi que coordonner des déplacements d’affaires.

Le titulaire du poste va également générer des documents, rapports et de la collecte de données devant être distribués à différents intervenants, et faire un suivi rigoureux. Cette personne sera responsable de gérer la correspondance, les courriels et les appels de son supérieur et effectuera également toutes les autres fonctions qui lui seront assignées. Tâches spécifiques inclurons: Gérer les calendriers Outlook de son supérieur, y compris: la planification de réunions (appel conférence, vidéo conférence ou en personne), gestion des conflits d’horaires, s’assurer que toute la documentation requise soit disponible à l’avance, etc.; Filtrer, prioriser, acheminer aux personnes appropriées et classer les appels et courriels entrants de son supérieur et y répondre ou en assurer le suivi tel qu’approprié; Organiser efficacement et gérer le système de classement, incluant le classement électronique (SharePoint); Création et suivi des comptes de dépenses ainsi que le paiement des factures des fournisseurs; Gestion des feuilles de temps de l’équipe; Réservation des salles de réunion, des bureaux, des projecteurs, repas, etc., si nécessaire; Maintenir à jour les listes du personnel, les listes de distribution de courriels, etc.; Travailler avec la direction pour obtenir les approbations et signatures; Réalisation de projets spéciaux, tel que désignés, acheminer aux personnes appropriées. Le(la) candidat(e) doit posséder: 2-5 ans d’expérience comme adjoint(e) administratif(ve); Solides compétences en rédaction et en analyse; Démontrer des compétences supérieures en communication verbale et écrite en français et en anglais, le bilinguisme est obligatoire; Capacité à travailler en équipe ainsi que de façon indépendante et efficace; S’adapter à un environnement en évolution rapide et capacité de gérer plusieurs priorités à la fois; Sens de l’innovation, souci du détail et volonté d’apprendre de nouvelles choses; Attitude positive et faire preuve de discrétion, proactivité, jugement et diplomatie en tout temps; Sens de l’urgence, des priorités et de l’organisation; Des compétences exceptionnelles en utilisant des applications MS Office, y compris: Word, Excel, Power Point et Outlook

Offre

Salaire: 45000.00-55000.00